Dane osobowe pracownika powinny być przechowywane przez pracodawcę w bezpiecznym miejscu i powinny być na bieżąco aktualizowane.
Dane osobowe, które pracodawca może przechowywać obejmować mogą:
- imię i nazwisko
- adres zamieszkania
- dana urodzenia
- płeć
- edukacja i kwalifikacje
- doświadczenie
- National Insurance number
- numer podatkowy
- ujawnione szczegóły dotyczące niepełnosprawności
- dane kontaktowe w sytuacjach nagłych
Pracodawcy mogą również przechowywać takie dane jak:
- historia zatrudnienia i danego pracodawcy
- warunki zatrudnienia tj. wynagrodzenie, godziny pracy, urlopy, dodatki do wynagrodzenia, nieobecności w pracy)
- wypadki w pracy
- ukończone szkolenia
- postępowania dyscyplinarne
Jakie informacje pracodawca ma obowiązek ujawnić pracownikowi?
Każdy pracownik ma prawo do zapoznania się z:
- treścią przechowywanych rejestrów i tym jak są one wykorzystywane
- zasadami przestrzegania tajności rejestrów
- informacją jak te rejestry pomagają w przeprowadzaniu szkoleń i rozwoju pracowników u danego pracodawcy
Jeśli pracownik zwróci się do pracodawcy o informację na temat tego jakie dane o nim są przechowywane to pracodawca ma 40 dni na przedłożenie pracownikowi odpowiedzi.
Pracodawcy mają obowiązek przechowywać dane dotyczące ich pracowników tylko przez wskazany w przepisach okres czas i muszą przy tym respektować zasady ochrony danych osobowych.
Stan na dzień: 25 lutego 2015 roku