Ochrona danych osobowych w Anglii: O czym muszą pamiętać przedsiębiorcy? Część II.

Monitorowanie pracowników w miejscu pracy

Każdy pracodawca musi uzasadnić użycie monitoringu w miejscu pracy, co obejmuje: użycie kamer przemysłowych, gromadzenie danych o połączeniach telefonicznych, logowanie się do poczty elektronicznej albo konta w sieci internetowej oraz przeszukanie pracowników albo miejsca ich pracy.

Pracownicy posiadają szereg praw i należy traktować ich sprawiedliwie z poszanowaniem przysługujących im praw. W razie naruszenia tych praw, pracownicy mogą:

• wnieśc sprawę przeciwko pracodawcy do trybunały pracy,
• złożyć skargę do Komisarza ds. Ochrony Informacji (the Information Commissioner),

Pracownicy muszą zostać poinformowani o monitorowaniu ich pracy i z jakiego powodu tak się dzieje np. poprzez przesłanie im wiadomości elektronicznej.

Należy równiez każdego pracownika zapoznać z polityką/zasadami postępowania przy używaniu w celach prywatnych komputerów i telefonów firmowych .

Monitorowanie pracowników bez ich wiedzy

Pracodawca może monitorować pracowników bez ich zgody, jeśli:

• podejrzewa, że łamane jest prawo,
• uważa, że poinformowanie ich o tym sprawi, że nie wykryje przestępstwa.

Może tego dokonać tylko w ramach specjalnego dochodzenia i należy ukończyć monitoring wraz z zakończeniem dochodzenia.

Używanie kamer przemysłowych

Jeśli przedsiębiorstwo używa kamer przemysłowych to musi poinformować pracowników, że są nagrywani.

Zwykle odbywa się to poprzez wywieszenie stosownych znaków, które muszą być widoczne i łatwe do odczytania.

Należy również poinformować Urząd Komisarza ds. Ochrony Informacji o tym z jakiego powodu używane są kamery przemysłowe.

Pracodawca ma obowiązek kontrolować, kto posiada dostęp do nagrań i czy system wykorzystywany jest zgodnie z przeznaczeniem.

Jeśli system został zainstalowany w celu wykrycia przestępstwa to nie może równocześnie być użyty do monitorowania wydajności pracowników.

Umożliwienie dostępu do nagrań

Każdy może wnosić o zapoznanie się z nagraniem dotyczącym jego osoby. Pracodawca, musi udostępnić nagranie w ciągu 40 dni i może żądać opłaty w wysokości £10.

Regulacje dotyczące ochrony danych nie obowiązują w domach prywatnych, kiedy przykładowo chronisz się przed włamaniem.

Uzyskanie porady w sprawie ochrony danych

Więcej informacji oraz porady w sprawie ochrony danych osobowych można uzyskać:

• poprzez zapoznanie się poradnikiem dostępnym na stronie internetowej Urzędu Komisarza ds. Ochrony Danych,
• rozmawiając na chat live z doradcą: https://ico.org.uk/global/contact-us/live-chat/
• poprzez kontakt z Urzędem (the ICO).

ICO Biuro Główne – Anglia casework@ico.gsi.org.uk
Telefone: 0303 123 1113

ICO Walia wales@ico.gsi.org.uk
Telefon: 029 2067 8400

ICO Szkocja scotland@ico.gsi.org.uk
Telefon: 0131 244 9001

ICO Irlandia Północna ni@ico.gsi.org.uk
Telefon: 028 9027 8757

Stan prawny na dzień: 24 kwietnia 2017 roku

 

Ochrona danych osobowych w Anglii: O czym muszą pamiętać przedsiębiorcy? Część I.

Będąc przedsiębiorcą należy przestrzegać reguł postępowania, jeśli działalność, którą prowadzisz obejmuje przechowywanie lub przetwarzanie danych osobowych.

Dotyczy to danych gromadzonych o pracownikach, klientach czy posiadaczach rachunków bankowych, np. przy:

• rekrutacji pracowników,
• przetwarzaniu danych pracowników,
• zbywaniu produktów lub usług
• używaniu kamer przemysłowych.

Obejmować może również:

• przechowywania adresów kontrahentów,
• gromadzenia danych o czasie pracy pracowników,
• udzielaniu informacji przedsiębiorcom- dostawcom.

Zasady ochrony danych osobowych

Należy upewnić się, że przechowywane dane są bezpieczne, poprawne i aktualne.

Przykładowo, jeśli gromadzisz dane osobowe to musisz udzielić takiej osobie, której one dotyczą o tym:

• kim jesteś,
• w jaki sposób będziesz wykorzystywał dane,
• iż posiada prawo wglądu do przechowywanych o sobie danych i ich modyfikacji;

Należy również poinformować o tym, czy dane będą przekazywane innym podmiotom.

Już wcześniej pisałam o głównych zasadach ochrony danych osobowych.

Do czego jesteś zobowiązany?

Posiadasz obowiązek:

• poinformowania Urząd Komisarza ds. Ochrony Informacji (the Information Commissioner’s Office, ICO) w jaki sposób Twoje przedsiębiorstwo używa danych osobowych,
• odpowiadać na zapytania dotyczące ochrony danych osobowych w razie pojawienia się takich.

W razie naruszenia tych zasad, musisz liczyć się z wysokimi grzywnami oraz innymi karami pieniężnymi.

Procesy rekrutacyjne i przetwarzanie danych o pracownikach

Należy przetrzymywać dane gromadzone przez Twoje przedsiębiorstwo w bezpiecznych szafach lub w folderach komputerowych z udostępnieniem tylko wybranym pracownikom.

Jeśli gromadzone dane są już nieprzydatne, należy je usunąć np. poprzez trwałe zniszczenie.

Rekrutacja

Posiadasz obowiązek podania nazwy Twojego przedsiębiorstwa i danych kontaktowych (albo danych agencji) w każdym ogłoszeniu o pracę.

Możesz gromadzić jedynie te dane osobowe, które są niezbędne dla procesu rekrutacji. Nie powinieneś pytać o dane zbędne.

Przetrzymywanie danych o pracownikach

Należy się upewnić, że tylko uprawnieni pracownicy z odpowiednim przeszkoleniem, mają dostęp do tych rejestrów i gromadzenia danych osobowych wrażliwych np. dotyczących zdrowia albo karalności.

Przykładowo należy unikać sytuacji, kiedy manadżerowie posiadają dostęp do danych o przyczynach zwolnień lekarskich pracowników skoro potrzebują tylko proste informacje o ich nieobecności.

Pozwolenie na dostęp do danych

Twoi pracownicy posiadają prawo do uzyskania informacji o tym, jakie dane ich dotyczące są przez Ciebie gromadzone. Taki wniosek obejmuje również skargi i kwestie dotyczące postępowania dyscyplinarnego. Masz obowiązek odpowiedzieć na każdy taki wniosek w terminie 40 dni.

Możesz odmówić udzielenia niektórych informacji, jeśli uczynisz to w celu ochrony praw innej osoby, której te dane dotyczą.

 

Już niedługo dalszy ciąg tematu ochrony danych osobowych w Wielkiej Brytanii.

Stan prawny na dzień: 7 kwietnia 2017 roku